Sind Workshops wirklich das Format der Wahl?

Autor: Andreas Wiehrdt
München, den 27.01.2022
Titelbild: BrandDoctor

Sind Workshops wirklich das Format der Wahl?

Zunächst mal die schlechten Nachrichten: Workshops kosten Zeit und Geld. Zeit, weil hier viele wichtige Entscheider mindestens einen Tag ausfallen. Geld, weil erfolgreiche Workshops in anzumietenden Away-Locations stattfinden, einen Moderator oder eine Moderatorin voraussetzen und Kosten für Catering, Technikmiete sowie An- und Abreise der Teilnehmer zu tragen sind. Einer meiner Auftraggeber nannte das gerne: »Teure Kaffeefahrt für hoch bezahlte Manager«.

Aber jetzt die guten – Nachrichten, meine ich: Erfolgreiche Workshops können eine ungeahnte Dynamik und Produktivität entfalten. Teilnehmer tauschen sich auf vielen Ebenen aus, sind kreativ, arbeiten fokussiert, brechen Silodenken auf und übernehmen Ownership für die gemeinsame erarbeiteten Lösungen, Strategien und Maßnahmen.

Es macht also absolut Sinn, sich mit dem Thema Workshop ein wenig näher zu beschäftigen und kritisch zu prüfen, ob das Workshop-Format nicht vielleicht doch ein gutes Format ist, um anstehende Herausforderungen anzugehen. Holt euch einen Tee oder Kaffee! Wir legen los.

In diesem Beitrag möchte aufzeigen, für welche Themen und Herausforderungen sich Workshops als Lösungsansatz anbieten, die Vor- und Nachteile von Workshops darlegen und erläutern, unter welchen Voraussetzungen Workshops gelingen.

Was verstehen wir unter einem Workshop?
Wikipedia ist sich mal wieder mit mir einig: »Ein Workshop (zu Deutsch Arbeitstagung, Arbeitssitzung, Arbeitskreis, Kurs, Lehrgang, Seminar oder Denkwerkstatt) ist [...] eine Veranstaltung, in der eine kleinere Gruppe mit begrenzter, kompakter Zeitdauer intensiv an einem meist praxisorientierten Thema arbeitet. Ein Kennzeichen ist dabei die kooperative und moderierte Arbeitsweise an einem gemeinsamen Ziel.« Hätte ich nicht eleganter schreiben können.

Was unterscheidet einen Workshop von einem Meeting oder einer Präsentation?
In Meetings werden in der Regel Meinungen zu bestimmten Themen ausgetauscht, Aufgaben delegiert und bestenfalls Entscheidungen getroffen. Oft fehlt der wichtige Input von nicht zum Meeting geladenen Experten und Praktikern, neue Ideen lassen sich in Meetings auch nicht wirklich gut entwickeln und der dialogische Austausch ist nur begrenzt möglich. So werden Meetings zu unbeliebten Zeitfressern und Platzhaltern im Kalender, die oft dazu noch mit einer Menge Vor- und Nacharbeit verbunden sind.

Präsentationen dienen i. d. R. der Wissensvermittlung und Information zu einem bestimmten Thema. Alles konzentriert sich auf den Vortragenden und seine Inhalte. Präsentationen sind gekennzeichnet durch Einbahnstraßeninformation und die Teilnehmenden werden häufig zu Zuhörern degradiert. Ein Gedankenaustausch ist überwiegend nur im Anschluss und dann oft ohne den Vortragenden möglich.

Welche Formen von Workshops gibt es?
1. Problemlösungs-Workshops Dienen der Lösung eines vorher klar definierten Problems oder dem Entwickeln von Ideen und Strategien, um bestimmte den Teilnehmenden gemeinsame Herausforderungen zu meistern. Der grundlegende Aufbau ist meist wie folgt: Definition des Problems, Festlegung der Ziele, Analyse der Einflussfaktoren, Entwicklung von Problemlösungen, Präsentation, Bewertung und Entscheidung, sowie dem Festlegen eines abschließenden Maßnahmenkatalogs und einer Timeline.

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Es gibt mindestens fünf Arten von Workshops, je nach Zielsetzung, Abbildung: BrandDoctor.

2. Konfliktlösungs-Workshop eignet sich, um einen aktuellen Konflikt zwischen zwei Konfliktparteien zu klären. Im Ablauf zieht jede Partei zunächst positiv Bilanz (was gut gelaufen ist). Dann folgt eine Diagnosephase, worauf Perspektiven gefunden werden, die in Wünsche und Angebote münden, welche schlussendlich in einer Verhandlungsphase besprochen und mit einem Maßnahmenkatalog auch umgesetzt werden.

3. Konzeptions-Workshop.
Marken-Workshops sind mehrheitlich Konzeptions-Workshops. Hier wird ein bestimmtes Aufgabenfeld definiert und Ziele gesetzt, etwa die Formulierung einer Markenpersönlichkeit oder die Definition eines einzigartigen Nutzenversprechens. Dann werden geeignete Modelle oder Werkzeuge vorgestellt, mit deren Hilfe sich Konzepte erarbeiten lassen. In Gruppen werden dann konkrete Vorschläge erarbeitet und im Plenum diskutiert und bewertet, verdichtet und zur weiteren Verarbeitung an die Gruppen konkrete Arbeitsschritte weitergegeben. Später wird dann, außerhalb des Workshops, auf Basis der erarbeiteten Materialien eine finale Lösung/Konzeption erarbeitet.

Mehr über meine Marken-Workshops und deren Inhalte in meinem Beitrag: »Marken-Workshops schaffen Klarheit zu wichtigen strategischen Fragen eurer Marke.«

4. Entscheidungs-Workshop Wie der Name vermuten lässt, sollen hier konkrete Entscheidungen getroffen werden. Dazu werden zunächst die Optionen skizziert, dann werden Entscheidungskriterien und gegebenenfalls sogar Entscheidungsmatrizes entwickelt, anschließend die Optionen anhand der Kriterien bewertet und abschließend bestenfalls eine gemeinsam getragene Entscheidung für die präferierte Option getroffen.

5. Lern-Workshop Auch als Schulung oder Seminar bezeichnet, dienen dazu, den Teilnehmenden bestimmte Lerninhalte zu vermitteln und im Rahmen des Workshops durch konkrete, praxisnahe Anwendung zu vertiefen und zu verfestigen.

Was sind die Nachteile von Workshops?

1. Workshops sind zeitaufwendig.
   Workshops dauern in der Regel mindestens einen Tag, manchmal auch länger. Oft müssen zumindest einige Teilnehmende auch noch an- und abreisen. In dieser Zeit stehen die Teilnehmenden für ihre normalen Aufgaben nicht zur Verfügung. Rechnen wir mal mit durchschnittlich zehn Teilnehmern, dann sind das mindestens zehn Personentage (»Manntage« darf man ja wohl nicht mehr schreiben!), die das Unternehmen in den Workshop investieren muss. Häufig müssen sich die Teilnehmenden sogar noch auf den Workshop vorbereiten und oft ist es sinnvoll, das im Workshop erarbeitete in einem nachgelagerten Meeting abschließend zu diskutieren und zu beschließen.

2. Workshops sind nicht umsonst.
   In der Regel braucht es eine externe erfahrene Moderatorin oder einen erfahrenen Moderator, der den Workshop konzipiert, organisiert, moderiert und anschließend dokumentiert. Dann benötigt man eine geeignete sogenannte Away-Location, in der die Teilnehmenden produktiv, kreativ, fokussiert und vor allem ungestört arbeiten können. Hinzu kommt Workshop-Technik wie Screens, Beamer, Flipcharts, Moderatorenwände, Haftnotizen und einen Moderatorenkoffer, die man von der Location mietet. Dann braucht es ein Catering, also Pausengetränke, Snacks und Mittagessen für die Teilnehmer und zum Schluss kommen noch Reisekosten hinzu, wenn Teilnehmende von weiter weg anreisen müssen. Da kommen ohne die Reisekosten schon mal 500 - 1.000 € zusammen.

3. Workshops liefern keine Erfolgsgarantie.
   Schon aufgrund der häufig hybriden Teilnehmendenstruktur, die zum Workshop oft mit ganz unterschiedlichen Zielen, Gefühlen und Stimmungen kommen, sind Workshops oft eine Überraschungstüte. Man kann am Anfang nie genau sagen, wie sich die Gruppendynamik entwickelt, ob das Konzept aufgeht und ob das geplante Timing funktioniert. Ich habe schon Workshops mittendrin abbrechen müssen, habe Workshops zeitlich hoffnungslos überzogen oder weniger erreicht, als wir geplant hatten. Nicht immer konnten wir die Erwartungen aller Teilnehmenden erfüllen, perfekte Lösungen erarbeiten, den erhofften Teamspirit beschwören oder alle Teilnehmenden hinter die erarbeiteten Lösungen bringen. In Workshops menschelt es eben. Und es braucht erfahrene Moderatoren und Moderatorinnen, die souverän alle technischen und menschlichen Klippen umschiffen können.

Was sind die Vorteile von Workshops?

1. Workshops können sehr produktiv sein.
   Wann habt ihr euch das letzte Mal einen ganzen Tag fokussiert mit nur einem Problem beschäftigt? Ohne Teams-Meetings, Telefonate und andere Störungen. Wann konntet ihr euch frei mit kompetenten Kolleginnen und Kollegen austauschen? Mal kreativ sein ohne die Angst, was Falsches zu sagen oder für eine verrückte Idee gleich kritisiert zu werden? Wann durftet ihr euch einer Herausforderung spielerisch nähern, zusammen mit Gleichgesinnten, die auch an einer Lösung interessiert waren? Das alles kann ein Workshop leisten. Meine Teilnehmenden staunen häufig, was sie alles an einem Tag gemeinsam geschafft haben. Welche großen Schritte sie auf ihr gemeinsames Ziel hin machen konnten.

2. Workshops ermöglichen kooperatives Arbeiten.
   Ich weiß nicht, ob es die genauso geht, aber ich bin immer produktiver und habe bessere Lösungsideen, wenn ich Sparringspartner habe. Wenn ich mich austauschen kann mit anderen, die einen frischen Blickwinkel auf die Herausforderung haben. Pingpong spielen, Ideen evaluieren und optimieren, geht zusammen einfach besser als allein im stillen Kämmerlein. Gute Workshops fördern den Austausch zwischen den Teilnehmenden und schaffen eine Atmosphäre, einen Schutzraum, indem Kooperation über Abteilungsgrenzen und Hierarchien angstfrei und problemlos möglich ist.

3. Workshops heben das Potenzial für innovative Lösungen.
   Ist die Herausforderung erst einmal klar umrissen, helfen Kreativitäts- und Ideation-Werkzeuge und -methoden im Workshop dabei, gezielt zu kreativen, innovativen und potenziell Erfolg versprechenden Lösungen zu kommen, die sonst kaum gefunden worden wären. Wirklich neue, disruptive Ideen und Konzepte reifen besser in einer geschützten, annehmen und ablenkungsfreien Atmosphäre, wie sie nur Workshops wirklich bieten können.

4. In Workshops entwickelte Lösungen erzeugen Ownership.
   Meist ist es doch so, dass man sich für eine Idee, die man selbst mitentwickelt hat, viel stärker einsetzt, als für eine, die ein anderer hatte. Auch weil man ein wenig stolz ist auf sein Baby und weil man besser versteht, warum gerade diese Lösung besser ist als andere. Konzepte und Strategien, die in Workshops gemeinsam entwickelt wurden, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit auch umgesetzt zu werden, als solche, die sich wenige Entscheider im stillen Kämmerlein haben einfallen lassen und die nun den Mitarbeitern verkündet, fast möchte ich sagen aufoktroyiert werden.

5. Workshops können Spaß machen.
   Hand auf Herz, wann hast du dich zum letzten Mal auf ein Meeting gefreut? Und, dass Vorträge und Präsentationen überaus langweilig sein können, müsste ich gar nicht schreiben. Sind Workshops gut geplant, stimmen die Location, der Methoden- und Teilnehmermix, dann können Workshops richtig Spaß machen. Und das schlägt sich dann in kreativeren Lösungen und erhöhter Produktivität nieder.

Was macht gute Workshops aus?

• Klare Ziele.
  Ohne klare Zielsetzung können Workshops aus dem Ruder laufen und zur Frustration bei Teilnehmenden und Auftraggebenden führen. Noch bevor die Agenda entwickelt wird, müssen die Ziele glasklar zwischen Auftraggebenden und Moderator und später auch mit den Teilnehmenden vereinbart werden. Was will man am Ende des Workshops erreicht haben? Was möchte man konkret aus dem Workshop mitnehmen?

• Gute Vorbereitung.
  Profis unter den Workshop-Moderatoren und -innen haben die Daumenregel, dass sie in die Vorbereitung eines Workshops mindestens die dreifache Dauer des Workshops investieren. Ziele klären, den Teilnehmenden-Mix bestimmen, sich mit dem Thema des Workshops und den individuellen Herausforderungen des Auftraggebers auseinandersetzen, den Ablauf konzipieren, die Agenda schreiben, die richtigen Methoden und Werkzeuge zusammenstellen, Stimulusmaterial und Impulsvorträge vorbereiten, eine passende Workshop-Location in der Nähe des Auftraggebers finden, die notwendige Technik und Materialien besorgen und vorbereitendes Material für die TN bereitstellen sind nur einige der Vorbereitungen, die ein professioneller Workshop-Moderator trifft, um einen erfolgreichen Ablauf des Workshops sicherstellen zu können.

• Intelligente Auswahl der Teilnehmenden.
  Die clevere Zusammenstellung der Teilnehmenden nimmt entscheidenden Einfluss auf die Qualität der Workshop-Ergebnisse. Den Workshop als Incentive-Veranstaltung oder Betriebsausflugsersatz zu missbrauchen wäre ein schwerer Fehler, der aber leider immer wieder gemacht wird. In den Workshop gehören immer die für die jeweilige Aufgabe am besten geeignetsten Profis. Hierarchien sollten hier keine Rolle spielen. Oft ist es sinnvoll auch externe Spezialisten oder Kunden in den Workshop zu integrieren. Auch, weil diese eine Außenperspektive auf das Workshop-Thema beisteuern können. Die alte Regel »Viel hilft viel.« ist bei Workshops kontraproduktiv. Je mehr Teilnehmer, desto mehr Zeit benötigen wichtige Gruppenarbeiten und umso weniger lässt sich erreichen.

• Kreativitäts- und produktivitätsfördernde Location.
  Der Meeting-Raum am Sitz des Auftragnehmers ist der denkbar schlechteste Ort für einen Workshop. Möge dieser noch so modern und technisch perfekt ausgestattet sein. Im Firmensitz sind Störungen vorprogrammiert. »Herr Müller, könnten Sie bitte kurz zu Herrn Meier kommen, der hat ein dringendes Problem?«. Psychologisch gesehen, ist der firmeninterne Besprechungsraum auch immer belastet und mehr oder weniger Teil des Problems und nicht Teil der Lösung. Gute Workshop-Locations liegen außerhalb des Firmengeländes. Sie schaffen eine angenehme Atmosphäre, die auch die Kreativität der Teilnehmenden anregt und fördert. In einer sogenannten Away-Location können Teilnehmende die alten Sorgen, Probleme mal für einen Tag hinter sich lassen und einen ganz neuen, frischen Blick auf die alten Herausforderungen richten.

• Abwechslungsreiche Methodenmix.
  Längere Workshops können schnell ermüdend werden. Erfahrene Workshop-Moderatorinnen und -moderatoren wechseln deswegen die Methoden und Werkzeuge laufend ab. Einem kurzen Impulsvortrag folgt ein Post-up, dem eine Gruppenarbeit, der eine Teampräsentation und der ein Brainstorming. So wird erreicht, dass die Teilnehmenden auch am Nachmittag noch frisch und produktiv mitarbeiten.

• Gute Zeitplanung.
  Um die einzelnen Agendapunkte eines längeren Workshops gut und angemessen planen zu können, braucht es viel Erfahrung und hohe Flexibilität bei der Durchführung. Je nach der im Unternehmen vorherrschenden Diskussionskultur und der Motivation der Teilnehmenden können einzelne Agendapunkte deutlich mehr Zeit verschlingen als gedacht, andere sind dann schneller abgeschlossen als geplant. Hier muss der erfahrene Moderator ein gutes Händchen und Improvisationstalent beweisen, um sicherzustellen, dass am Ende des Workshops alle wichtigen Punkte bearbeitet und die Ziele erreicht wurden.

• Keine Ablenkung.
  Dass ein Workshop umso produktivere Ergebnisse liefert, desto fokussierter und konzentrierter die Teilnehmenden mitarbeiten, ist ein No-Brainer. Deswegen gehören Mobiltelefone, iPads und Laptops aus dem Workshop verbannt. Während das bei einigen meiner Auftraggeber völlig selbstverständlich ist, gibt es andere, für die ich eine Box bereithalten muss, in die die Geräte zu Beginn des Workshops kommen und außerhalb des Raums – natürlich bewacht – sicher verwahrt werden. Ich plane immer viele regelmäßige Pausen, während der die Teilnehmenden dann ihre Nachrichten abrufen und die dringendsten beantworten können.

• Erfahrene Moderation.
  Die Moderation von Workshops ist alles andere als einfach und erfordert neben einer gewissen Methodenkompetenz, einem guten Einfühlungsvermögen, einer gewissen Belastbarkeit und Flexibilität, vorrangig Erfahrung. So ist es schon vorgekommen, dass die Teilnehmenden völlig andere Erwartungen und Ziele für den Workshop hatten, als mein Auftraggeber. Da reagierten Vorgesetzte aggressiv auf Vorschläge ihrer Mitarbeiter, Teilnehmende lachten andere für ihre Ideen aus, andere trauten sich nicht ihre Ideen zu präsentieren, latent schwelende Konflikte brachen plötzlich im Workshop hervor, Technik versagte oder eine Unternehmerin brach einen Workshop bereits mittags ab, weil sie die Methoden im Ideation-Prozess für »sinnbefreite Kindergartenspiele« hielt.

• Angstfreies Arbeitsklima.
  Nicht alle Teilnehmenden sitzen mit dem gesunden Selbstbewusstsein einer Vertriebsrampensau (bewundernd gemeint) im Workshop. Einige haben Angst, Beiträge ihrer Vorgesetzten zu kritisieren, manche sind es nicht gewohnt, sich vor eine Gruppe zu stellen und ihre Gedanken zu präsentieren. Und es wäre schade, wenn diese möglicherweise entscheidenden Beiträge nicht gehört würden. Daher ist es die Aufgabe des Moderators eine angstfreie Atmosphäre zu schaffen, in der jeder ungeachtet seiner Hierarchiestufe, seiner Erfahrung oder seines Selbstbewusstseins zu einem Gelingen des Workshops beitragen kann.

• Angemessenes Catering.
  Wie oben geschrieben sollte ein Workshop nicht als Betriebsausflug oder Prämie missverstanden werden. Trotzdem sollen sich die Teilnehmenden wohlfühlen und alles dafür getan werden, dass sie über einen längeren Zeitraum hochproduktiv arbeiten können. Weitsichtige Auftraggeber sehen ein leckeres Mittagessen und attraktive Pausensnacks auch als Dankeschön für die aktive Mitarbeit und die individuellen Beiträge im Workshop. Unabhängig davon, trägt das körperliche Wohlbefinden signifikant zur Leistungsfähigkeit der Teilnehmenden bei.

• Konkrete nächste Schritte.
  Nichts ist unproduktiver als wenn ein langer Workshop-Tag endet, ohne dass sich die Teilnehmenden auf konkrete Ableitungen, Handlungen und nächste Schritte geeinigt haben. Was soll mit dem im Workshop erarbeiteten jetzt konkret getan werden? Wer wird was bis wann erledigen? Ohne diesen wichtigen Abschluss bringt der Workshop seine Kraft nicht auf die Straße und büßt unnötigerweise an Produktivität ein.

Vor- und Nachteile von virtuellen Online-Workshops.
Noch ein Wort zu virtuellen, also Online-Workshops. Die aktuelle epidemische Lage und die daraus resultierenden Vorsichtsmaßnahmen hatten einen Boom an Online-Workshops ausgelöst. Auch ich habe diese neue technische Möglichkeit genutzt, um überhaupt Workshops halten zu können. Meiner Erfahrung nach würde ich einen Präsenz-Workshop einem virtuellen Workshop immer vorziehen. Die Vorteile des virtuellen Formats, wie Wegfall von Reisezeit und der Kosten für die Location können meines Erachtens die Nachteile, wie schnell nachlassender Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden, Barrieren und Frustration in der Nutzung der anspruchsvollen Workshop-Technik (Abstimmungs-Tools und digitale Whiteboards) sowie der deutlich eingeschränkten Interaktionsmöglichkeiten nicht wettmachen. Auch scheinbare Nebensächlichkeiten, wie der informelle Austausch in den Pausen oder die gemeinsame Reflexion in kleinen Gruppen am Abend nach dem Präsenz-Workshop können von unschätzbarem Wert sein.

Workshops im Kontext von Marken- und Marketingstrategiefindung.
Im Kontext von Marken- und Marketingstrategie setze ich Workshops sehr gerne und mit Erfolg ein. Während meine Kolleginnen und ich früher Markenstrategien allein oder im kleinen Team entwickelt und dann als Empfehlung an unsere Auftraggeber präsentiert haben, erlaubt mir das Workshop-Format meine Auftraggeberinnen und Auftraggeber viel besser kennenzulernen und die unterschiedlichen Sichtweisen der Stakeholder besser in meine strategischen Empfehlungen einzubauen und zu adressieren. Kaum ein Markenstrategieprojekt, das nicht auch einen oder mehrere Workshops beinhaltet. Hinzu kommt, dass die Markenverantwortlichen im Rahmen der Workshops hilfreiche Tools kennen und anwenden lernen und so in gewisser Hinsicht autark werden, wenn es um künftige strategische Lösungen geht.

Zusammenfassung:

• Neben einiger nicht von der Hand zu weisender Nachteile überwiegen aus meiner Sicht die Vorteile des Workshop-Formats.

• Kaum ein anderes Format erlaubt es, so fokussiert und mit differenzierten professionellen Sichtweisen wichtiger Stakeholder und Experten an der Bewältigung wichtiger Herausforderungen zu arbeiten.

• Durch die Schaffung eines angstfreien Raums können ungeahnte kreative Kräfte unter den Teilnehmenden freigesetzt werden, die zu innovative oder sogar disruptiven Strategien und Lösungen führen.

• Hat man die Wahl, sind Präsenz-Workshops digitalen Workshops immer vorzuziehen.

Als BrandDoctor konzipiere und moderiere ich laufend Workshops für meine Auftraggeber zu Themen rund um die Marke und ihr Marketing. Die häufigsten Formate sind Workshops zur Erarbeitung des Unternehmensleitbildes, der Markenidentität, von Personas, einer Value-Proposition und von Customer Journeys. Zusammen mit speziell geschulten Kollegen und Kolleginnen biete ich auch Ideation-Workshops an.

Wenn ihr hier klickt, könnt ihr euch kurzfristig und unverbindlich ein Angebot für euren nächsten Workshop von mir erstellen lassen oder ein erstes Infogespräch vereinbaren. Würde mich sehr freuen!

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Der BrandDoctor hilft bei wichtigen Markenentscheidungen mit Tragweite.
Als BrandDoctor helfe ich Unternehmern, Gründern und Marketingverantwortlichen sowie Marken- und Designagenturen dabei, ihre wichtigen Marken- und Marketingentscheidungen professionell und Erfolg versprechend zu treffen. Mit innovativen Tools unterstütze ich sie, das wichtige strategische Fundament dafür zu legen, mit ihren Marken nachhaltig erfolgreich am Markt zu agieren.

Über den Autor: Andreas Wiehrdt entwickelt und revitalisiert Marken seit über 20 Jahren. Allein, als Markenstrategieberater oder im Team mit erfahrenen Spezialisten aus seinem Kompetenznetzwerk.

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Wie ich’s mit dem Gendern halte:

Im Interesse einer besseren Lesbarkeit und aus Respekt vor unserer schönen deutschen Sprache habe ich mich dazu entschlossen, nicht ausdrücklich in geschlechtsspezifischen Personenbezeichnungen zu differenzieren. Die meist gewählte männliche Form schließt aber natürlich eine adäquate weibliche Form oder jede andere Form gleichberechtigt ein.